公司搬迁过程
堪称行政生涯的“大考”！
简而言之
一个字“累”
两个字“崩溃”
完整地说就是“简直挑战人类极限”
在过去的几年里，我们见证了混合办公模式下，对灵活性、生产力和提升公司文化的办公环境的需求，促使各种规模的企业重新考虑其办公室计划——对许多企业来说，这意味着搬迁。
办公室搬迁并非仅仅是将业务从A地转移至B地的简单物流任务，它更是一项涉及多方利益相关者管理、办公场所战略制定以及业务连续性规划的复杂工程。这些重要的环节需要在打包和贴标签之前，经过长时间的精心策划与准备。因此，不难理解，寻找新办公场所的过程往往成为不确定性和压力的代名词，它带来的挑战和变化不容小觑。
幸运的是，我们参与了相当多的办公室搬迁工作——因此，
如果你已经决定是时候搬迁了，并且正在考虑从哪里开始，我们已经为你整理了一份全过程的详细攻略，帮助你解决搬迁的复杂性。
办公室搬迁需要多长时间？
对于10,000平方的项目，办公室搬迁应提前大约12个月进行规划。通常，每增加或减少5,000平方，可以相应地增加或减少六个月的时间。然而，项目的规模通常会决定搬迁的规划、管理和完成所需的时间长短。
在考虑办公室搬迁之前，我需要了解什么？
在办公室搬迁前，首要任务是审阅当前空间的租赁合同，以明确合同条款与要求，并确定租约终止的准确时间。大多数办公室租约有效期为3至5年，因此需仔细检查以下关键内容：
• 租约的具体到期日期
• 是否存在提前终止或中断条款
• 合同规定的通知期限（即需要提前多久通知）
• 发出通知的正确方式与流程
通过详细审查上述内容，你将能够确定搬迁的截止日期，为搬迁计划的制定提供明确的时间框架。
以下是主要搬迁项目里程碑及其大致持续时间。对于更大的项目，这些阶段可能需要更长的时间。
第一步
制定预算和成本
办公室搬迁可能是企业做出的最大投资之一，考虑到所有与建筑相关的成本、物流费用和基本建设费用，很容易超出预算。
将搬迁拆分成不同的成本类别，并为每个类别获取一系列报价，以便为整个项目制定详细的预算。我们通常会建议你的潜在支出分为以下五个核心类别：
• 与建筑相关的费用（例如：租金、日常维护及修缮）
• 咨询费（例如：中介、法律咨询、审计）
• 基本建设费用（例如，室内设计、装修、IT基础设施、家具）
• 物流费用（搬迁管理）
• 软成本（例如，保险、员工培训）
在制定预算时，应积极探索节约成本的途径，以优化项目价值。这包括考虑不同的租赁方案、探索可能的补贴（如可持续性补贴）或争取房东的资金支持。通过精心规划和灵活应对，企业可以在办公室搬迁中实现成本效益最大化。
第二步
组建团队
办公室搬迁涉及很多方面，很可能会对企业中的每个人产生重大影响。
为确保决策的正确性和团队的高效协作，明确各关键部门的角色与职责至关重要。
虽然每个企业的部门结构可能有所不同，但作为一个起点，你应当深入考虑每个团队将如何受到搬迁的影响、他们在搬迁过程中应扮演的角色，以及哪些是你的关键利益相关者。通过这样的分析，你可以为各部门设定明确的职责，确保大家齐心协力，共同实现最佳的搬迁结果。
第三步
选定设计与装修合作伙伴
一旦你选定了办公地点，你的办公空间设计和施工单位将会根据你的需求把此处空间转变为符合你团队工作的理想办公场所。
这个转变过程会消耗你大部分的成本和精力，因此找到一个合适的办公室设计装修单位至关重要。
在寻找办公空间设计和装修合作伙伴时，请考虑以下要点：
• 他们能否在预算范围内高效完成工作？
• 他们是否是专业做办公设计装修的公司，并有设计装修一体化服务能力？
• 他们是否提供办公场所设计咨询服务，确保方案符合需求？
• 他们是否有服务过标杆企业的经验?
• 他们是否保证按时完工（工期）？
• 他们财务状况是否稳定？
• 他们是否有类似项目的成功案例可供参考，并允许实地考察？
• 他们是否具备相关资质？
• 他们是否熟悉项目相关的手续和规定，确保合规性？
• 他们是否在质量管理、环保措施和健康空间规划方面是否有丰富经验？
第四步
评估IT需求
在规划办公室搬迁时，IT搬迁将是最重要的事项之一。鉴于安装工作的耗时性，务必尽早启动并协调内外部项目经理及空间设计装修团队，确保搬迁首日所有IT系统均能顺畅运行。
你的搬迁计划应包含（但不限于）以下内容：
• 实地考察新空间，准确评估IT需求
• 提前与所有供应商沟通，确保搬迁期间的服务连续性
• 全面审计现有设备及文档，确保无一遗漏 • 制定详尽的业务连续性计划，以应对潜在的中断风险
• 为所有IT物品（如网线、显示器及音视频设备）贴上标签，便于快速定位与安装
我们通常会建议在搬入日之前进行启动，同时为关键员工制定远程工作的应急计划，这可以作为应对任何初始问题的安全网。
第五步
评估存储空间需求
在办公室搬迁中，存储问题往往被忽视，这可能导致后续的组织和整理难题。无论是文件、日常用品还是个人物品，提前规划存储都至关重要，它将极大提升搬迁效率和新空间的使用体验。
首先，你需要详细评估当前使用的存储量，并预测未来可能增加的物品数量。这有助于你更准确地了解存储需求。如果预计新空间的存储量无法满足需求，那么选择外部存储选项是一个明智的决策，尤其对于那些日常不常使用的物品。
通过提前规划存储，你可以确保搬迁过程中物品的有序存放，避免混乱和遗失。同时，这也将为你在新空间中的高效工作和舒适生活奠定坚实基础。因此，务必重视存储规划，确保搬迁顺利进行。
第六步
传达搬迁事宜
办公室搬迁对于企业和员工而言，无疑是一个令人期待的时刻。然而，新的办公地点和环境可能给员工带来一定的焦虑、不确定性，甚至可能导致人员流失。因此，一旦搬迁项目启动，我们急需向团队全面传达搬迁计划。这不仅有助于搬迁过程的顺利进行，更能为团队成员提供参与的机会，鼓励他们为各自部门的需求提出创新性的解决方案。通过及时、透明的沟通，我们可以共同应对搬迁带来的挑战，确保团队在新环境中迅速适应并继续高效工作。
第七步
选定搬迁负责人
搬迁负责人是搬迁过程中的重要角色。
在大型企业搬迁中，我们建议从每个部门中挑选一名负责人，以减轻适应新办公室所带来的负担。
搬迁后的初期，这些负责人将发挥故障排除者的作用，同时协助不同团队参观新办公室，帮助他们尽快熟悉新环境。通过他们的努力，我们可以确保搬迁过程的顺利进行，同时降低因环境变化带来的不确定性。
第八步
为入住当天好准备
搬入日当天，管理事项繁多，为确保搬迁顺利，以下是一些实用建议：
• 提前安排打包事宜——请搬家公司提前数天送来纸箱和板条箱，确保每位员工都有充足时间打包个人物品，避免临时匆忙。
• 设置新地址通知——各部门应仔细检查供应商列表，并在搬迁前一周发出通知，确保新办公室从启用之日起就能正常接收所有物品。
• 物品标签化——若搬迁至跨多个楼层的大型空间，建议制定统一的标签格式（如姓名+部门+楼层），以便快速定位物品，提高搬迁效率。
通过这些措施，我们能够更好地组织搬迁工作，减少混乱，确保搬迁过程有条不紊。
企业搬迁的原因多种多样，可能源于战略调整，也可能是经济环境变化的顺势而为。但不论原因如何，新的办公空间都为企业带来了转变业务模式、更新工作流程、塑造新习惯以及提升生产率的宝贵机会。
为了确保新空间能够自启用之日起便成为推动积极变革的催化剂，详尽而周密的搬迁规划至关重要。通过精心策划，我们可以确保新空间能够充分发挥其潜力，为企业带来长远的益处。
搬家是一张出给行政人的试卷。
解决问题是最基本的要求，如何在答题过程中，树立起行政的品牌形象，才是更高阶的挑战。希望今日HTD赫韬建设的分享，能带给你新的收获。
期待你下一次的完美答卷！
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